Administrative Support Export & Logistics
Location:
Kapelle-op-den-Bos, BE
Summary
Als Admin Back Officer – Export ben je verantwoordelijk voor de volledige administratieve opvolging van onze exportzendingen. Je zorgt voor een correcte facturatie, nauwkeurige exportdocumenten en een vlotte communicatie met klanten, logistieke partners en interne teams. Dankzij jouw precisie en structuur verlopen onze exportprocessen foutloos, van documentopmaak tot archivering.
What you'll do
1. Export administratie
- Opstellen, controleren en verzenden van exportfacturen.
- Opvolgen van EXA- en XA-documenten als bewijs dat goederen de EU verlaten hebben.
- Registreren en opvolgen van intra-community documenten (entry certificates) voor o.a. Slovenië, Kroatië en Griekenland.
2. Documentbeheer & communicatie
- Voorzien van packing lists, certificates of origin en andere exportdocumenten.
- Communicatie met klanten omtrent facturen, documenten en leveringen.
- Tijdige verwerking en archivering van exportdossiers (per kwartaal of jaarlijks).
3. Aankoop & sample administratie
- Administratieve verwerking van aankooporders en leveringsbevestigingen.
- Registreren, coördineren en opvolgen van sample-aanvragen en verzendingen.
4. Data & performance opvolging
- Controleren van delivery performance en analyseren van afwijkingen.
- Ondersteunen bij kwartaalregistraties en STIBO material requests.
- Aanleveren van correcte data ter ondersteuning van planning of demand‑gerelateerde taken.
What you'll bring
- Ervaring met exportadministratie, logistieke administratie of orderverwerking.
- Kennis van exportdocumenten (EXA, XA, COO, packing lists) is een sterke plus.
- Basiskennis van btw-regels rond export & intracommunautaire leveringen.
- Vlot met ERP-systemen; ervaring met STIBO is mooi meegenomen.
- Sterk in Excel en administratieve opvolging.
- Nauwkeurig, gestructureerd en detailgericht.
- Sterke communicatievaardigheden (intern en extern).
- Analytisch ingesteld: je denkt mee en zoekt oorzaken bij afwijkingen.
- Proactief en hands‑on, je werkt graag zelfstandig.
- Stressbestendig en in staat om meerdere dossiers gelijktijdig op te volgen.
Why join us?
Etex biedt een mensgerichte en verbindende werkcultuur, waar teamwork, veiligheid en welzijn centraal staan. Met het duurzaamheidsplan ‘Road to Sustainability 2030’ werkt het bedrijf actief aan een positieve maatschappelijke en ecologische impact. Diversiteit en inclusie zijn belangrijke pijlers, met gelijke kansen en een nultolerantiebeleid tegen discriminatie. Flexibel en hybride werken op basis van vertrouwen geeft medewerkers de ruimte om hun beste werk te leveren.
Daarnaast bieden wij jou:
- Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen
- Een ruim aanbod aan opleidingen en doorgroeimogelijkheden
- Een open, internationale werkomgeving met ruimte voor eigen inbreng
Kortom: een inspirerende werkomgeving waar je kunt leren, groeien en impact maken.